Schrijven met effect

maandag 16 December 2013

Je hoeft geen romanschrijver in spe te zijn om goed te kunnen schrijven. In de communicatie gaat het vaak niet om mooie sfeerbeelden, prachtige beschrijvingen of puntige typeringen. Goed schrijven wil in ons vak vooral zeggen dat wat je schrijft effect heeft. Dat degene voor wie de tekst geschreven is – in vaktaal de doelgroep – hem begrijpt en er iets mee kan. Dat lukt prima als je goed weet voor wie je schrijft en wat je ermee wilt bereiken.  En verder als je tekst een duidelijke structuur heeft en je in helder Nederlands schrijft.

Doelstelling en doelgroep

Of je nu een folder, persbericht of een artikel schrijft: in informatieve teksten schrijf je met een bepaald doel in je achterhoofd. Je wilt dat burgers weten dat er een nieuwe wet is. Of dat een roker ervan overtuigd raakt dat hij moet stoppen. Dat mensen hun verhuizing op tijd doorgeven. Of dat een jongere zich realiseert dat hij belasting terug kan vragen als hij vakantiewerk doet. Je doel is dus dat iemand iets te weten komt, zich van zaken bewust wordt of iets gaat doen. In een communicatiedoelstelling gaat het altijd om kennis, houding en gedrag.

Daarnaast stel je vast bij wie je dat doel wilt bereiken. Want het is een groot verschil of dat academisch gevormde alleenstaande dertigers zijn, vrouwelijke 65-plussers die op het bestaansminimum leven, nog thuis wonende jongeren of kleuters. Wat wil je weten over je doelgroep?

  • Hoe oud zijn ze? Zijn het mannen of vrouwen? Kan ik ze met je aanspreken of liever met u?
  • Welke opleiding hebben ze? Hoe goed lezen ze Nederlands? Dus welke woorden kun je gebruiken en hoe formuleer je (zie paragraaf 5).
  • Wat weten ze al over het onderwerp? En wat nog niet? Ofwel: wat kun je als bekend veronderstellen en wat niet.
  • Zijn ze geïnteresseerd in het onderwerp? Of is er juist weerstand? Niet veel mensen kijken reikhalzend uit naar de nieuwe aanslag onroerende zaakbelastingen; nieuwe vakantiebrochures daarentegen vliegen de deur uit.
  • Wat is hun belevingswereld? Hebben ze jonge kinderen? Studeren ze of golfen ze graag? En kun je daarbij aansluiten?
  • Waar wonen ze? In Amsterdam of op het Friese platteland? In een studentenhuis of vrijstaand? Wonen ze allemaal in Groningen, dan hebben ze niet veel aan een folder over een woonwarenhuis in Eindhoven.
  • Welke tijdschriften lezen ze? Lezen ze kranten? Zitten ze veel op internet? Ofwel: via welke media kun je de doelgroep het beste bereiken?
  • Hoe groot is de doelgroep? Zijn het twintig personen, dan kun je ook overwegen om ze te bellen. Dat lukt minder gemakkelijk als je doelgroep uit vijftigduizend mensen bestaat. De grootte is dus van grote invloed op de middelen die je kunt inzetten.

Afzender en situatie

In communicatie gaat het dus om doelgroepgericht schrijven. Maar er is nog meer om rekening mee te houden. Het bedrijf, de organisatie, de club of de instelling namens wie je schrijft bijvoorbeeld. Niet elke organisatie is hetzelfde, en dus is er ook een verschil in benadering. Let maar eens op het verschil in schrijfstijl van woonwarenhuizen Ikea en Piet Klerkx.

 

Doe alsof je thuis bent. IKEA-woonwarenhuizen zijn grote meubelshows. Ga gerust eens liggen op een bed, probeer hoeveel mensen op een bank passen en laat de kinderen de meubels voor hun kamer kiezen. We richten de kamers uitsluitend in met IKEA-producten, zodat je gerichte ideeën kan opdoen voor meubels, verlichting en decoratie bij je thuis.

 

Piet Klerkx in Waalwijk en Amersfoort heeft alles op het gebied van wonen. Op maar liefst 65.000 m2 vindt u een enorme keuze aan meubelen, accessoires, slaapkamers, keukens en sanitair in alle stijlen.

 

De schrijfstijl van een organisatie heeft ook te maken met het imago dat men uit wil stralen. Een hip reclamebureau gebruikt andere woorden dan een notariskantoor dat vooral degelijk wil zijn. De wijze waarop een instelling wil schrijven, is soms vastgelegd in de huisstijl.

Ten slotte: als je communicatief wilt schrijven, hou je ook rekening met je tone of voice. Toont iemand belangstelling in de organisatie, laat dan merken dat je dat op prijs stelt. Heb je een positief resultaat bereikt, laat dat dan doorklinken in je woorden. Moet je iemand afwijzen of slecht nieuws brengen, toon dan empathie. Maar sla niet door. Hou het zakelijk. Sommige organisaties vervallen onder het mom van klantvriendelijkheid in een soort opgewekte kleutertaal. Ook dat valt niet bij iedereen even goed.

 

Niet: Op 22 december jl. hebben wij uw aanvraag voor het verwijderen van de drempels in uw woning ontvangen. Op grond van de informatie die u ons verstrekt hebt, hebben wij inmiddels een beslissing genomen. Ons besluit is dat u in aanmerking komt voor deze voorziening.

 

Wel: Op 22 december jl. hebt u ons gevraagd of wij de drempels in uw huis kunnen laten verwijderen. Op basis van de informatie die wij van u ontvingen, komen we graag aan dit verzoek tegemoet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Weet wat je boodschap is

De communicatiedoelstelling (bijvoorbeeld dat veel minder jongeren gaan roken) is de basis voor de boodschap(pen) die je aan de doelgroep kwijt wilt. Dat mensen weten dat roken slecht is voor je gezondheid, dat het duur is of dat ze zich ervan bewust zijn dat anderen er last van hebben. Teksten kunnen allerlei verschillende boodschappen hebben.

  • Informatie

Je wilt dat iemand iets weet. Omdat het nuttige informatie is, iemand er zijn voordeel mee kan doen of omdat het voor een bepaalde doelgroep interessant is om te weten.

  • Nieuws
    Wat nieuws is, willen mensen weten. Is jouw onderwerp wel ‘nieuws’? 
     
  • Instructie
    Met het geven van instructies is de boodschap dat je wilt dat mensen weten hoe ze in bepaalde situaties het best kunnen handelen.
     
  •  Overtuiging
    Soms is de boodschap dat je de lezer ergens van wilt overtuigen. Bijvoorbeeld dat het in zijn eigen belang is om verzekerd op vakantie te gaan. Dat het poetsen van je tanden nodig is om tandbederf tegen te gaan. Of waarom groene stroom beter is voor het milieu.
     
  • Bewustwording
    Je boodschap kan ook zijn dat je de doelgroep wil laten realiseren wat de gevolgen van gedrag is, de consequentie van een maatregel of de inwerking van een gebeurtenis.
     
  • Een combinatie van het voorgaande
    Je kunt ook een gecombineerde boodschap hebben. Het gebruik van informatie, het nieuwsfeit of de instructie om iemand te overtuigen zie je veel in de reclame. Daar is je doel om mensen over de streep te halen iets te kopen. In de niet-commerciële communicatie is vaak sprake van een combinatie van informatie en instructie of informatie en bewustwording.

 Elke tekst zijn eigen bouwplan

Oké, je hebt nu een doelstelling, een boodschap en een doelgroep. Je realiseert je goed namens wie je schrijft en wat de situatie is. Dat is al heel wat. Maar er is nog meer nodig voor een tekst met effect. Over het algemeen beginnen mensen folders, artikelen of rapporten niet gewoon te lezen, maar bladeren ze deze eerst door en scannen ze de pagina’s. Hun blik valt op de foto’s, de fotobijschriften, de koppen, tussenkoppen, en eventueel de intro. Bevalt het wat ze zien, dan beslissen ze of ze het gaan lezen. Staat er op een bladzijde alleen maar een brij van woorden, dan is die kans niet zo heel groot. Dus moet een tekst een structuur hebben, en die maak je met koppen, tussenkoppen en een heldere opbouw van de tekst.

Hoe de structuur is, hangt af van het soort tekst. Een persbericht heeft een ander bouwplan dan een artikel of een folder.

Als je begrijpt wat ik bedoel

Niet iedereen is in staat een tekst te lezen. Meer dan de helft van de Nederlandse bevolking snapt een willekeurige brief of brochure van de overheid niet zelfstandig. Daarom is het ook zo belangrijk om folders, rapporten en websites eenvoudig te schrijven. Dat doe je bij voorbeeld door niet te lange zinnen te gebruiken. De tabel geeft hiervoor richtlijnen. Wel moet je hem met een korreltje zout nemen. Ook een korte zin kan namelijk vol staan met moeilijke woorden, en dan is hij toch moeilijk leesbaar.

 

Zinslengte

Begrijpelijkheid

1 – 13 woorden

14 – 19 woorden

20 – 25 woorden

26 – 34 woorden

Vanaf 35 woorden

Heel gemakkelijk te begrijpen

Gemakkelijk te begrijpen

Begrijpelijk

Moeilijk te begrijpen

Heel moeilijk te begrijpen

Begrijpelijkheid heeft te maken met zinslengte en woordkeuze. Maar nog veel meer factoren spelen een rol. Bijvoorbeeld hoe abstract de woorden zijn, hoe de zin is opgebouwd, of er veel vaktaal in staat en of er afkortingen worden gebruikt.

Wie wil dat z’n boodschap ook echt aankomt, moet dus eenvoudig en concreet schrijven. Dat is overigens veel ingewikkelder dan het op het eerste gezicht lijkt. Hoe makkelijker leesbaar een tekst is, hoe moeilijker vaak om te schrijven. Sommige mensen laten zich laatdunkend uit als je ‘jip en janneketaal’ van hun beleidstekst hebt gemaakt. Maar eenvoudige taal is niet hetzelfde als kinderlijke taal. Bovendien is het is veel gemakkelijker om wollig, onbegrijpelijk en langdradig te schrijven, dan kort, helder en makkelijk leesbaar.

Tips voor helder taalgebruik

Helder schrijven kan iedereen. Als je onderstaande tips toepast, worden je teksten meteen al veel gemakkelijker en prettiger leesbaar.

Schrijf bedrijvend

Dat wil zeggen: maak zinnen met een onderwerp ‘dat iets doet’. Het tegenovergestelde van de bedrijvende vorm is de lijdende vorm. Die is te herkennen aan het gebruik van een vorm van het hulpwerkwoord zijn of worden. Veel mensen schrijven graag lijdend. Je hebt namelijk geen onderwerp nodig. Daardoor hou je je op de vlakte. Daarom zijn lijdende vormen ook zo populair bij juristen en ambtenaren. Door de zin bedrijvend te maken, moet je weten ‘wie’ iets doet. In de praktijk blijkt dan vaak dat dit niet altijd even duidelijk is. En daarom zijn lijdende zinnen ook zo lastig te begrijpen voor lezers. Trouwens, je mag best af en toe een lijdende vorm gebruiken. Maar niet te veel, want teksten worden er onduidelijk en onpersoonlijk van.

Niet: Op 2 februari wordt u nader geïnformeerd over studiereis naar Rome. Het programma wordt doorgenomen en er is volop gelegenheid om vragen te stellen.

Wel: Op 2 februari krijgt u meer informatie over de studiereis naar Rome. De begeleiders nemen het programma met u door en er is volop gelegenheid om vragen te stellen.

Schrijf in de tegenwoordige tijd

Gebruik je de verleden tijd, dan is alles al achter de rug, inclusief de afloop. Dat is minder leuk om te lezen. Het nadeel van toekomende tijd is dat het afstand en onzekerheid schept. Het moet tenslotte allemaal nog maar gebeuren. Vandaar: schrijf in de tegenwoordige tijd.

Niet: Onderzoek wees uit dat zeven procent van de gelovigen wel eens op een fruitautomaat speelde. Bij de niet-gelovigen lag dit vijf procent hoger. Ook bleek dat ongelovigen vaker naar het casino gingen, meer krasloten kochten en vaker in loterijen meespeelden. Dit leidde tot de conclusie dat ongelovigen een iets grotere kans hebben op gokproblemen dan gelovigen.

Wel: Uit onderzoek blijkt dat zeven procent van de gelovigen wel eens op een fruitautomaat speelt. Bij de niet-gelovigen ligt dit vijf procent hoger. Ongelovigen gaan ook vaker naar het casino, kopen meer krasloten en spelen vaker mee in loterijen. Conclusie: ongelovigen hebben een iets grotere kans op gokproblemen dan gelovigen.

Schrijf vanuit de lezer

Breng de tekst zo dicht mogelijk bij de lezer. Spreek hem zo persoonlijk mogelijk aan, en schrijf zo veel mogelijk vanuit zijn standpunt, in plaats vanuit jezelf. Het woord men vermijd je het liefst. Afhankelijk van het type organisatie en de doelgroep spreek je in de u- of jij-vorm. Wees daar wel consequent in.

Niet: Wij hebben u een brief gestuurd, waarin ...

Wel: U hebt van ons een brief ontvangen, waarin ...

Schrijf positief

Vermijd ontkenningen. Ze leiden tot negatief en passief taalgebruik. Ontkennende zinnen zijn vaak ook ingewikkelder dan positief gestelde zinnen.

Niet: Ik zeg niet dat het niet zo is, maar ...

Wel: Ik ben het er mee eens, maar ...

Vermijd de naamwoordstijl

Van een naamwoordstijl spreken we als een schrijver geneigd is om werkwoorden om te zetten in zelfstandige naamwoorden. Vaak eindigen die woorden dan op -ing. Het gevolg is dat een tekst abstract wordt en alle levendigheid verliest. Want juist door de werkwoorden (de naam zegt het al) komt er actie in een tekst. Het gebruik van de naamwoordstijl gaat vaak samen met het gebruik van lijdende vormen. De combinatie leidt vaak tot enorm ingewikkelde zinnen.

Niet: De overheid en het bedrijfsleven zijn voor de stimulering van de bodemsanering van bedrijfslocaties. Daarom is besloten tot de oprichting van het Bodemcentrum, een initiatief van de brancheorganisaties in samenwerking met de overheid.

Wel: De overheid en het bedrijfsleven willen de bodemsanering van bedrijfslocaties stimuleren. Op initiatief van de brancheorganisaties hebben zij daarom besloten het Bodemcentrum op richten.

Gebruik geen tangconstructies

Tangconstructies zijn ingewikkelde en lange zinnen, waar weer hele andere zinnen zijn ingebouwd. Ben je een zin aan het lezen waar je op een gegeven moment geen touw meer aan vast kunt knopen, dan ben je vaak zo’n tangconstructie op het spoor. Soms zit er ook een ‘als ... dan’-constructie in. Knip die rare lange zinnen in stukken en maak er twee of drie zinnen van.

Niet: De wielrenner, die de etappe net niet heeft gewonnen, klaagt dat als het publiek de weg niet geblokkeerd had, hij dan eerste was geworden.

Wel: Dat de wielrenner de etappe net niet heeft gewonnen, wijt hij aan de toeschouwers. Hij meent dat hij eerste was geworden als zij de weg niet hadden geblokkeerd.

Kies zorgvuldig je werkwoorden

De juiste werkwoorden brengen dynamiek in de tekst. Er is een groot verschil tussen ‘de auto rijdt het ravijn in’ en ‘de auto stort het ravijn in’. Sommige werkwoorden maken een tekst levendiger en beeldender.

Voorkom gezwollen taal

Vooral bij de overheid weten ze wel raad met gezwollen taal. Bij dergelijk taalgebruik geldt bij uitstek: schrijven is schrappen. Let in het voorbeeld ook op de naamwoordstijl en de lijdende vorm. Gezwollen taal is vaak een combinatie van beide.

Niet: Naar aanleiding van verschillende verzoeken is in overleg met een afvaardiging van bewoners uit het Prinsenpark besloten om enkele hondenuitlaatstroken in uw wijk aan te leggen. Verwacht wordt dat het effect van deze uitlaatstroken op de overlast positief is.

Wel: De gemeente krijgt veel klachten over hondenpoep in het Prinsenpark. In overleg met een aantal bewoners hebben wij daarom besloten om enkele hondenuitlaatstroken in uw wijk aan te leggen. Wij verwachten dat u hierdoor veel minder overlast zult hebben.

Gebruik geen vaktaal

Het gebruik van vaktaal is een van de belangrijkste veroorzakers van onduidelijke teksten. Blijf ervan bewust dat termen die voor jou dagelijkse kost zijn, voor anderen volkomen onbegrijpelijk kunnen zijn. Ambtenaren hebben de naam veel jargon te gebruiken, maar ook managers kunnen er wat van met allerlei professioneel klinkend taalgebruik.

Niet: De human factor staat hoog op de agenda van het topmanagement.

Wel: De directie vindt de mens achter de werknemer belangrijk.

Vermijd overtollige woorden

Hoe onzekerder je bent over de inhoud, hoe breedsprakiger je vaak wordt. Hoe beter je weet waarover je praat, hoe minder woorden je nodig hebt. Werkwoorden die je in veel gevallen kunt wegstrepen zijn vormen van gaan, zullen, willen en kunnen. Ook vage woorden als misschien, enigszins en wellicht kunnen vaak zonder probleem worden geschrapt. Als je erop let, zul je merken dat er echt een heleboel overbodige woorden zijn. Niet voor niets is schrijven is schrappen een uitdrukking geworden.

Niet: Novadic streeft ernaar hulpverlening zo veel mogelijk dichtbij de cliënt te kunnen bieden.

Wel: Novadic biedt cliënten het liefst hulp dichtbij huis.

Wees concreet

Abstract woordgebruik, dus het gebruik van woorden waar je je niet direct iets bij kan voorstellen, komt de begrijpelijkheid niet ten goede. En ook figuurlijk taalgebruik (‘hij ging met de kippen op stok’) is niet altijd voor alle doelgroepen te snappen. Hoe concreter de tekst, hoe gemakkelijker te begrijpen.

Niet: De kwaliteit van de dienstverlening staat bij ons hoog in het vaandel.

Wel: Wij vinden het belangrijk dan onze klanten tevreden zijn.

Gebruik afkortingen goed

Afkortingen maken een tekst moeilijker. Talige afkortingen kun je het best voluit schrijven, dus: enzovoorts en bijvoorbeeld. Andere afkortingen kun je het best de eerste keer voluit schrijven en de afkorting er tussen haakjes achter zetten; vanaf dat moment gebruik je de afkorting. Realiseer je steeds dat voor jou bekende afkortingen voor anderen volkomen onbegrijpelijk kunnen zijn.

Niet: De Wmo vervangt een aantal andere wetten, waaronder de Wvg.

Wel: De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) vervangt een aantal andere wetten, waaronder de Wet voorzieningen gehandicapten.

 

 


 

Contact

adres

Schoolstraat 4

5261 BPVught

telefoon

0610833970

e-mail

info@jongenhelder.nl